Ahus innførte regional journalstandard som det 7. foretaket i regionen

Hektisk aktivitet på Ahus under produksjonssetting av regional standard av EPJ 11. november. ​

Lørdag 11. november ble regional standard av elektronisk pasientjournal (EPJ) innført på Akershus universitetssykehus. Selve produksjonssettingen forløp fint, mens en del brukere de første dagene opplevde problemer med innlogging og treghet i systemet grunnet nettverksproblemer. Dette løste seg og sykehuset var tilbake i vanlig drift på ny regional standard av EPJ onsdag 15. november. 

​Akershus universitetssykehus (Ahus) er det sjuende helseforetaket i regionen som slutter seg til regional standard. Dermed er man nok et skritt nærmere målet om at pasientene på sykehusene i Helse Sør-Øst skal ha én journal.

– Etter en litt kaotisk oppstart med innloggingsproblemer for mange brukere, er vi nå i vanlig drift på ny regional standard av EPJ. Jeg vil gjerne takke alle i teamet og på helseforetaket for en flott innsats hele veien, fra produksjonstest, via en svært kontrollert og vel gjennomført produksjonssetting, til håndteringen av noen svært hektiske oppstartsdager, sier fagdirektør på Ahus Pål Wiik.

Fagdirektør på Ahus Pål Wiik og prosjektleder for innføring av regional EPJ på Ahus William Olai North.

 

Godt forberedt

– Alle ledd har vært svært godt forberedt, og selv om stemningen under produksjonssettingen var spent, gikk alt rolig og kontrollert for seg. Som følge av at mange brukere på Ahus hadde problemer med innlogging og treghet i systemet mandag, grunnet nettverksproblemer, gikk vi i gul beredskap og nødrutiner ble iverksatt, sier William Olai North, prosjektleder for regional EPJ på Ahus. 

Han er prosjektleder for Regional EPJ på Akershus universitetssykehus, og var sammen med over 100 medarbeidere i Oslo og på Lørenskog i sving under produksjonssettingen sist helg. Nesten 800 tekniske aktiviteter ble gjennomført i løpet av produksjonssettingen som gikk helt etter plan.


Mange tusen nye passord

Innloggingsproblemer og tregheten i systemet gjorde at Sykehuspartner mandag 13. november gikk i rødt beredskap grunnet nettverksproblemer, mens det ble meldt gult beredskap på Ahus. Som følge av dette ble traumepasienter i en periode sendt til Oslo universitetssykehus. Både Ahus og Sykehuspartner var allerede onsdag 15. november tilbake i normal drift.

Årsaken til problemene synes å henge sammen med en rekke større endringer i systemet, bl.a. nytt passord for flere tusen brukere.
– Vi har full forståelse for den frustrasjonen mange brukere opplevde mandag og tirsdag. Det var intensiv aktivitet i teamet for å rette opp dette, og allerede tirsdag var situasjonen stabil. Nå som innloggingsproblematikken er løst, er det naturlig nok tilvenningen til ny regional standard som har fokus blant ansatte, sier prosjektleder for Regional EPJ Mariann Seland.

 

 Prosjektleder for Regional EPJ Mariann Seland.

 

Omfattende arbeid

Det er et omfattende arbeid som ligger bak innføringen av regional standard av EPJ på Ahus. Over 5000 ansatte har fått nytt brukernavn og passord koblet opp mot personalsystemet. Den regionale standarden av DIPS byr også på en del endringer for ansatte.
– Det er klart at det har vært krevende å nå ut til alle med informasjon. I tillegg til omfattende opplæring, har vi informert både i linjen og via e-post og intranett. Oppstartshelgen var vi også ute i felten sammen med tverrgående team og bistod avdelingene. Dessuten fikk vi mobilisert  et team av utvalgte instruktører som gikk rundt i avdelingene for å hjelpe dem som trengte det, sier North.

Foreløpige beregninger viser at om lag 70 prosent av DIPS-brukerne på Ahus har deltatt på opplæring. Dette utgjør nærmere 4500 brukere.

 

Økt kvalitet og pasientsikkerhet

Som følge av standardiseringen har Ahus også innført automatisk tilgangsstyring, som i praksis betyr at tilgangen til pasientdata styres automatisk og ut fra tjenstlig behov basert på stilling, og også avsluttes automatisk når en ansatt slutter, forklarer North.
– Innføring av automatisk tilgangsstyring sikrer bl.a. at arbeidsoppgaver overføres automatisk slik at ingen oppgaver blir liggende mellom to stoler. Helsepersonell får også raskere tilganger, og mulighet til å se pasientdata på tvers av somatikk og psykiatri for sitt fagområde. Alt dette vil på sikt være med på å øke kvaliteten og pasientsikkerheten, sier North.

 

Pause under produksjonssettingen på Ahus, f.v. Åse Haga Kaksrud (Klinisk IKT, Lab), Per Olav Galaas Kristiansen (Klinisk IKT PLO), Anne Berit Sørensen (Klinisk-IKT, lokal testleder Ahus-regional EPJ), Roar Aaserud (Klinisk-IKT, organisasjonsgruppen Ahus-Regional EPJ), Rita Merete Andersson (Klinisk IKT, Lab).

 

Stor pågang til brukerstøtte

Etter innføringen av regional standard opplever nå mange brukere at de har andre tilganger enn før. For mange er dette helt riktig og i tråd med standard, mens noen trenger spesialtilganger. Det er spørsmål om tilganger som nå utgjør mesteparten av henvendelsene til brukerstøtte etter at påloggingsproblematikken er blitt løst, sier Beate L. Sønnervig Osland som er enhetsleder for kontrollsenteret i Sykehuspartner.
– Pågangen knyttet til tregheter i pålogging de to første dagene var svært stor, og det ble nok en del venting på telefonen for mange brukere. Men allerede onsdag var vi nede i kun 40 sekunders ventetid. Nå er vi tilnærmet tilbake i normaltilstand. Hevendelsene er fortsatt mange, men vi klarer stort sett å ta unna det som kommer. De fleste saker som nå er til behandling går på spesialtilganger, sier Sønnervig Osland.

 

Godt rigget

Siden produksjonssetting har Brukerstøtte hos Sykehuspartner og på Ahus vært ekstra bemannet, og det samarbeides nært med prosjektet og tverrgående team for å løse saker som kommer. North skryter av gode kommunikasjonslinjer, og opplever også at ledelsen på sykehuset har vært tett på. 
– Jeg er imponert over kvaliteten i produksjonssettingen og opplever at vi er godt rigget for å ta imot de henvendelser som nå kommer. Jeg er også svært glad for den støtte ledelsen ved Ahus har vist i disse hektiske dagene, sier North.

 

Likhet forenkler samarbeid

Det omfattende standardiseringsarbeidet i regi av prosjekt Regional EPJ, gjør at foretakene i regionen både får et likere oppsett i journalsystemet og kan jobbe på en likere måte. Bl.a. blir dokumentnavn og alle pasientbrevene som sendes ut, likere på tvers av helseforetak. Foretakene kobler seg også på folkeregisteret og nasjonalt adresseregister. Dermed sikrer man bl.a. at pasientbrev og rekvisisjoner raskt kommer fram til riktig adresse.
– Det er ikke noe tvil om at standardiseringen vil gjøre det lettere for helsepersonell å finne fram i journalen på tvers av helseforetak, noe som også bidrar til å styrke pasientsikkerheten. Med innføringen av regional standard av EPJ har vi derfor lagt grunnen for enda tryggere, raskere og enklere pasientbehandling, sier North.

På kort sikt vil standardiseringen bidra til å forenkle samarbeidet mellom helseforetakene i regionen. På litt lengre sikt er dette en forutsetning for sikker utveksling av journalinformasjon på tvers av alle helseforetakene i Helse Sør-Øst. I dag kan ikke journaler deles elektronisk mellom foretak. Fortsatt må journaler sendes på papir. Men i overskuelig fremtid er målet at all journalinformasjon skal følge pasienten gjennom hele behandlingsforløpet, uavhengig av hvor hun eller han blir behandlet. Det nasjonale målet om en «én innbygger – én journal» ligger fast. I dette ligger også tilgang til standardiserte data om helsetilstanden i befolkningen, som er et viktig grunnlag for ny forskning og nye behandlingsmåter. 

Etter planen skal alle helseforetakene i Helse Sør-Øst ha innført regional standard av elektronisk pasientjournal i løpet av 2018.

Publisert 29.11.2017 10:00 | Endret 30.11.2017 17:49

 Handler om

 Relaterte enheter