Automatisk tilgangsstyring sparer foretakene for ressurser

Ståle Ekelund er Løsningsarkitekt for identitets- og tilgangsstyring (IAM) i Infrastrukturmoderniseringsprogrammet, og har utarbeidet estimater over fremtidige besparelser ved innføring av automatisk tilgangsstyring for hele regionen.

Innføringen av automatisk tilgangsstyring i forbindelse med standardisering av regional EPJ, har allerede vist seg å spare helseforetakene og Sykehuspartner for ressurser. – En gjennomgang av de tre foretakene som gikk over på regional standard i fjor, viser en årlig besparelse av manuelle arbeidsoppgaver tilsvarende fire årsverk, sier Ståle Ekelund.

Ekelund, som er Løsningsarkitekt for identitets- og tilgangsstyring (IAM) i Infrastrukturmoderniseringsprogrammet, har også utarbeidet estimater over fremtidige besparelser for hele regionen.

Når alle foretakene i Helse Sør-Øst etter plan er over på regional standard i 2018, viser kalkylene en årlig besparelse av manuelle arbeidsoppgaver tilsvarende 40 årsverk fordelt mellom helseforetakene og Sykehuspartner, sier Ekelund.

 

Lukker avvik

Automatisk tilgangsstyring innføres ved alle helseforetak ved overgang til regional standard av EPJ. Dette betyr at tilgang til pasientdata gis automatisk etter tjenstlige behov basert på opplysninger fra Personalportalen, og avsluttes når arbeidsforholdet opphører. Dermed slipper man alt manuelt arbeid. Nyansatte trenger ikke bruke tid på å fylle ut skjema og sende dette til Sykehuspartner for å få de rette tilgangene, og ledere trenger ikke lenger bruke tid på å godkjenne tilganger. Tilsvarende avsluttes tilganger automatisk når ansatte slutter. Dette sparer både helseforetaket og Sykehuspartner for ressurser, sier Ekelund.

– Regnestykker tar utgangspunkt i at det tar til sammen ca. 20 minutter for leder, ansatt og Sykehuspartner å opprette en bruker manuelt, mens det tar ca. 10 minutter å opprette eller deaktivere en rolle. Med 8500 registrerte roller fordelt på tre foretak og til sammen 4000 registrerte operasjoner de siste to månedene, sier det seg selv at automatikken sparer oss for mange manuelle operasjoner, sier Ekelund. 

Ståle Ekelund legger til at en fortsatt manuell løsning ville krevd langt mer ressurser enn i dag for å tilfredsstille Riksrevisjonen krav. Innføring av automatisk tilgangsstyring for DIPS vil også på sikt kunne komme andre kliniske løsninger til gode.

 

Grafen viser alle automatiske operasjoner knyttet til opprettelse (blå) og avslutning (rød) av tilganger og tildeling av roller som har skjedd ved de tre foretakene, Sykehuset i Vestfold, Sunnaas sykehus og Sykehuset Telemark, etter innføring av regional standard av EPJ i fjor. Registreringen gjelder perioden 30.10.16 – 02.01.17 og utgjør om lag 4000 operasjoner. Ved innføring av automatisk tilgangsstyring har man spart inn tid knyttet til hver operasjon, med en estimert årlig besparelse i manuelle arbeidsoppgaver tilsvarende ca. 4 årsverk.  

 

Bedre kvalitet og sikkerhet

Automatisk og standardisert tilgangsstyring er ikke bare ressursbesparende, men også et viktig tiltak for å sikre at det er kontroll på de ansattes tilgang til helseopplysninger, og for å følge gjeldene lovverk og krav. Sannsynligheten for feil er mindre.

– Riksrevisjonen gjennomførte i 2014 en revisjon av alle regionssykehusene i Norge for å vurdere helseforetakenes styring og kontroll av tilgang til helseopplysninger. De fant bl.a. at ansatte i helseforetakene hadde tilgang til helseopplysninger utover tjenstlige behov, og at helseforetakene hadde mangelfull kontroll med ansattes tilganger. Med innføring av automatisk tilgangsstyring lukkes nå dette avviket, sier Ekelund.

 

Unngår at prøvesvar blir liggende

En stor fordel er at arbeidsforhold avsluttes automatisk når ansatte slutter.

– Slik fjerner vi problemet med arbeidsgrupper i DIPS som ikke sjekkes. I ytterste konsekvens har vi sett at prøvesvar ikke blir håndtert fordi ansatte har sluttet uten at dette er blitt registrert. Nå overføres gjenstående arbeidsoppgaver automatisk. Det blir også lettere for foretakene å holde kontroll med ekstra tilganger, sier Kirsti Jangaard Loe, som er prosjektleder for den funksjonelle løsningen i prosjekt Regional EPJ.

Publisert 25.01.2017 13:00 | Endret 03.05.2017 14:30

Fordelene med automatisk tilgangsstyring

 

Forbedrer sluttbrukeropplevelsen

  • Raskere tildeling av tilganger
  • Enklere passordbytte gir enklere bruk med mindre avbrudd 

Sikkerhet & sporbarhet

  • Bedre kontroll på tilgang etter tjenstlig behov
  • Automatisk avslutning av tilgang i DIPS ved arbeidsforholdets opphør
  • I tråd med gjeldende lover og forskrifter

Enklere vedlikehold og drift

  • Standardisert løsning forenkler driften
  • Reduserer omfang av manuelt arbeid

 Handler om

 Relaterte enheter