Bred kartlegging før standardisering på Ahus

Anita Sunde og Haldis Larsen leder hver sin arbeidsgruppe som nå er i gang med møter på Ahus for å kartlegge arbeidsprosesser og behov.

​Beslutningsstyrt tilgang og nye arbeidsgruppetyper er blant endringene når den regionale standarden av EPJ skal innføres ved Akershus universitetssykehus. Prosjektmedarbeiderne blir tatt godt imot på avdelingene når de kommer for å kartlegge behov og dagens praksis.

​Gap-analysen, som viser forskjellen mellom dagens praksis og regional standard, avdekker at de største endringene som må til for at Akershus universitetssykehus (Ahus) skal oppnå standarden i regional EPJ, kommer innen områdene tilganger og ventelistebrev.

Innføringen innebærer blant annet at Ahus skal redusere antall innkallings/ventelistebrev fra 850 brev til 90 maler. Det betyr at dagens ventelistebrev blir tatt ut av bruk, og at nye standardbrev innføres. Les mer her.

 

Innfører beslutningsstyrt tilgang

Innenfor tilganger er den viktigste endringen at det blir innført beslutningsstyrt tilgang. Brukerne skal ikke merke stort til dette i sitt daglige arbeid fordi de vil ha automatisk tilgang til de pasientene de jobber med til daglig. For å få tilgang til andre pasienter må brukerne registrere en beslutning som gir tilgang. Det vil si å benytte den nye funksjonen «Grønnlys»

– En annen endring er at brukerroller i stor grad vil bli gitt automatisk utfra stillingen og kostnadsstedet en person er registrert på i Personalportalen, til forskjell fra i dag hvor lederne må bestille tilgang for hver enkelt medarbeider, sier jordmor Anita Sunde som er leder for arbeidsgruppen som jobber med tilganger. Det betyr at alle ledere må gå gjennom sine ansatte i Personalportalen og sikre at alle er registrert med riktig kostnadssted og stilling.

 

Bred kartlegging og positiv stemning

Arbeidsgruppen på seks personer er sammensatt fra ulike faggrupper ved sykehuset, Klinisk IKT på Ahus og et team fra det regionale prosjektet.

– Det må opprettes nye brukertilganger i DIPS for ansatte på Ahus. For å kartlegge hvordan brukertilgangene skal settes opp, har arbeidsgruppen behov for å møte ansatte som har god kjennskap til egen enhet og arbeidsprosessene der. Dette gjelder spesielt leger, kontoransatte og behandlere på poliklinikk, sier Sunde.

Arbeidsgruppen har allerede vært i møter med mange avdelinger på sykehuset, og har flere på planen. Prosjektmedarbeiderne har blitt tatt godt imot på sykehuset.

– Vi fyller ut kartleggingsmaler hvor vi ser på arbeidssted og hvilke tilganger de har behov for. Blant annet går vi i dybden på enkeltpersoner som vi må ta hensyn til. Det er enkelte som ikke får en automatisk tildelt rolle, men som må settes opp manuelt, sier hun.

– Vi opplever en gjennomgående positiv stemning. Alle forstår at endringene er lovkrav og at dette er forberedelser til en standardisert bruk av DIPS i regionen og en felles DIPS-database på sikt, sier Anita Sunde.

 

Endringer i arbeidsgrupper

Prosjektmedarbeiderne har fortløpende samarbeid med de andre arbeidsgruppene, og jobber blant annet tett med de som jobber med arbeidsgrupper i DIPS.

Innenfor arbeidsgrupper går gapet blant annet på navneoppbygging og arbeidsgruppetype. Pleiepersonell skal få privat arbeidsgruppe, og de fleste felles arbeidsgruppene stenges.

– Vi har i dag 775 felles arbeidsgrupper ved sykehuset. Ahus fikk DIPS i 2004 og fra den gangen til i dag, er det blitt opprettet mange arbeidsgrupper uten noen føringer på hva de skulle hete. Nesten alle arbeidsgruppene må derfor endre navn, sier Haldis Larsen som er leder for arbeidsgrupper. Til vanlig jobber hun som rådgiver i medisinsk teknologi og e-helse ved sykehuset.

Også de er i gang med en bred kartlegging i sykehuset.

– Vi møter ansatte for å kartlegge hva de bruker de ulike arbeidsgruppene til. En del arbeidsgrupper benyttes ikke lenger og blir stengt, mens arbeidsgrupper som benyttes jevnlig blir videreført med nytt navn etter standard.

Arbeidsgruppen består av fire prosjektmedarbeidere i et tverrfaglig team.

– Arbeidet vi gjør henger veldig sammen med organisasjonsstruktur og tilganger, sier Haldis Larsen.

 

Samarbeid og informasjon

Det at arbeidsgruppene skal jobbe tett sammen er viktig for William Olai North som er prosjektleder for Regional EPJ Standardisering Ahus. Han leder de 40 prosjektmedarbeiderne som nå forbereder standardiseringen. I tillegg til jevnlige møter, har deler arbeidsgruppene prosjektlokaler.

 

 

William Olai North er prosjektleder for Regional EPJ standardisering ved Ahus. Han mener det er viktig å fokusere på målet med standardiseringen, at det blir bedre for pasientene.

 – Gruppene besøker hverandre og diskuterer på tvers. I tillegg har vi lagt til rette for at arbeidsgruppene har kontakt med de tilsvarende arbeidsgruppene på Sykehuset Innlandet/Revmatismesykehuset, som også innfører regional standard i år. Gap-analysen viste at de to helseforetakene er ganske like. Vi kommer derfor til å fremme endringsønsker på standarden sammen, når vi har samme behov, sier North.

Han skryter av prosjektmedarbeiderne.

– Jeg er stolt av de som jobber i prosjektet. De har satt seg inn i dette raskt og dypt, og har tatt oppgaven på alvor. Det har kommet frem en egen glød, og jeg har inntrykk av at alle synes dette er interessant og gøy, sier North.

 

Viktig å se hvor vi skal

William Olai North er i mange møter rundt på sykehuset i disse dager.

– Vi har gått en runde med informasjon til alle nivåene i sykehuset. Det er viktig at brukerne forbereder seg på at de må jobbe annerledes. Vi har også med oss en person som jobber med endringsledelse, sier han.

– Vi har vært på nivå 1, 2 og 3, og har bedt nivå 3 om å informere videre. Nå skal vi hilse på seksjonslederne på nivå 4 med informasjon. Det er gøy og spennende å delta på disse møtene, og det er viktig at informasjonen når ut. Noen må endre litt på måten de jobber på i dag. Derfor er det viktig at vi ser hvor vi skal og hvorfor vi gjør dette. At vi ser hvor bra dette vil bli for pasientene, sier William Olai North.

Innføringen av regional standard av EPJ på Ahus skjer 11. november 2017. Les mer om prosjektet på sykehusets intranett eller på Helse Sør-Øst sine nettsider.

Publisert 03.03.2017 10:00 | Endret 22.05.2017 11:23

 Handler om

 Relaterte enheter