Digitale pasientbrev: - Flott jobb av Oslo universitetssykehus og Sørlandet sykehus

​Lokal prosjektgruppe for digitale brev i Oslo universitetssykehus, fra venstre: Åsa Welander, Jasmina Antic, Daniela Nikolaisen, May Cicilie Voldhaug (prosjektleder) og Jaana Anneli Larsen  (prosjektleder). (Foto: Margrethe Falch, Oslo universitetssykehus)

Både Sørlandet sykehus og Oslo universitetssykehus har gjort en formidabel jobb med innføringen av digitale brev til pasienter, sier prosjektleder Øyvind Tobiassen i prosjektet som jobber med innføring av digitale innbyggertjenester.

​Brev og løsningen for egenerklæringsskjema ved Sørlandet sykehus ble tatt i bruk 8. mai, og ved Oslo universitetssykehus ble løsningen tatt i bruk 8. juni.

– Oppgaven med å digitalisere innhold i brev, klargjøre nye prosedyrer og ikke minst å forberede ansatte på å ta løsningen i bruk har vært ekstra krevende fordi sykehusene samtidig har vært preget av koronasituasjonen, sier Tobiassen.

– Jeg er imponert over hvordan prosjektlederne og deres medarbeidere har håndtert både utsettelser og noen tekniske feil i oppstartsfasen.

Viktig organisasjonsutvikling

Som forberedelser til digitaliseringen har sykehusene ryddet og kastet utdatert pasientinformasjon som før ble sendt ut sammen med papirbrev. Tekster om behandlinger og undersøkelser på sykehusenes nettsider (Felles nettløsning for spesialisthelsetjenesten) er oppdatert slik at man legger inn lenker til tekstene i stedet for å sende vedlegg på papir. Informasjon som er felles nasjonalt (eksempelvis om rettigheter) legges inn som lenke til helsenorge.no.

– I forbindelse med den interne forankringen hos de ansatte erfarte vi veldig tydelig hvor viktig det var å bruke ord som folk har et forhold til, sier prosjektleder ved OUS, May Cicilie Voldhaug.

–  Vi snakket ikke så mye om digitalisering, men om å heve kvaliteten på arbeidet vårt, og jobbe på andre måter. Vi snakket om prosjektet som et kvalitets- og organisasjonsutviklingsprosjekt, og så at det var mer effektivt i den interne kommunikasjonen.

– OUS sender cirka 900 000 pasientbrev i året og digitaliseringen har vært et stort løft, spesielt for kontorfaglige ansatte. De har engasjert seg i dette i tillegg til sine vanlige arbeidsoppgaver, og jeg er utrolig stolt av det vi har fått til sammen, sier Voldhaug.

Verdi for pasient

Også Sørlandet sykehus har startet innføring av digitale brev denne våren, og prosjektleder Øyvind Seland sier erfaringene så langt er gode:

–  Kontormedarbeidere rapporterer at dette går veldig greit og oppleves som en stor forbedring.
I tillegg har det vært jobbet veldig godt i avdelingene med å oppdatere behandlingstekstene på nett. Vi klarte allerede i pilotperioden å nå målet om at 60 prosent av innkallings- og ventelistebrevene skulle sendes digitalt.

Seland påpeker at tett samarbeid med kommunikasjonsavdelingen ved sykehuset har vært sentralt.
–  Både arbeidet med oppdatering av behandlingstekster og informasjon internt og eksternt om at dette tilbudet er på plass, har vært viktig for at vi har fått til dette.

Fungerer som forventet

Øyvind Tobiassen sier at det blir spennende å følge ibruktakelsen videre, og ikke minst få flere tilbakemeldinger fra befolkningen og helsepersonell når løsningen blir tatt i bruk ved flere helseforetak. Alt i alt er vi godt fornøyd med det resultatet som er oppnådd så langt i prosjektet, sier han.

Publisert 23.06.2020 10:00 | Endret 24.06.2020 21:34

 Relaterte enheter