Ett år med regional EPJ

​– Standardiseringen har blant annet ført til at vi har fått ryddet opp i hvilke tilganger brukerne våre har, sier Maiken Nerland Hansen som er systemansvarlig for DIPS ved Sykehuset i Vestfold.

​​Helseforetakene som innførte regional EPJ mellom oktober 2016 og mars 2017 opplever blant annet fordeler ved automatisk tilgangsstyring og kobling mot Adresseregisteret, og mener samarbeidet mellom helseforetakene er blitt bedre.

​Helseforetakene som innførte regional EPJ mellom oktober 2016 og mars 2017 opplever blant annet fordeler ved automatisk tilgangsstyring og kobling mot Adresseregisteret, og mener samarbeidet mellom helseforetakene er blitt bedre.
Sykehuset i Vestfold (SiV) innførte regional standard av elektronisk pasientjournal 17. oktober 2016, og var dermed det første sykehuset etter Oslo universitetssykehus som standardiserte pasientjournalen.
– Standardiseringen har blant annet ført til at vi har fått ryddet opp i hvilke tilganger brukerne våre har. Den automatiserte tilgangsstyringen sørger for at brukerne har de tilgangene de trenger i forhold til tjenstlig behov. Før måtte lederen bestille og avbestille tilgangene, mens det går automatisk nå, sier Maiken Nerland Hansen som er systemansvarlig for DIPS ved Sykehuset i Vestfold.
Sunnaas sykehus innførte regional standard 30. oktober i fjor, og også her oppleves tilgangsstyringen som en gevinst.
– Nesten 80 prosent av tilgangene styres automatisk. Lederne bruker mye mindre tid på dette, og kan bruke ressurser andre steder, sier Marie Wilhelmsen som er rådgiver IKT ved Sunnaas sykehus.
– Vi er et lite foretak i forhold til de andre, som betyr at flere brukere utfører oppgaver utover hva den regionale rollen gir. Det som skjedde under standardiseringen var at mange mistet mye i de tilgangene de hadde hatt.  Nå må ledere søke utvidet tilgang til disse brukerne, sier hun.


Gjennomgang etter tilsyn

Sykehuset Telemark og Betanien Hospital gikk over på regional standard 12. november i fjor.
– Automatisk tilgangsstyring er i utgangspunktet positivt. Men det er noen utfordringer knyttet til dette også. Blant annet stenges ikke arbeidsgruppene som hver ansatt har tilgang til, for personer som er i permisjon eller har annet langtidsfravær. Vi gjennomgår nå tilgangene for en del ansatte som ikke har vært innlogget på lang tid for å sikre at arbeidsoppgaver blir fulgt opp, sier Elisabeth K. Sagafos som er systemansvarlig DIPS ved Sykehuset Telemark.
Sykehuset Telemark har også hatt tilsyn fra Datatilsynet, hvor blant annet tilgangsstyringen ble gjennomgått.
– Selv om vi er på regional standard så er hvert helseforetak databehandlingsansvarlig. Vi har derfor en gjennomgang av tilgangsstyringen i helseforetaket for å forsikre oss om at tilgangene er i tråd med både regionale og våre egne prinsipper. Arbeidet med tilgangsstyring er en kontinuerlig prosess, sier Sagafos.
Vestre Viken innførte regional standard 27. mars 2017.
– En av de største forbedringene ved standardiseringen er at ledere slipper å bestille tilgang for alle nyansatte. Standardisert tilgang gir ikke rom for å gjøre feil slik som når dette gjøres manuelt, sier Oddveig Ballangrud som er DIPS-systemansvarlig ved Vestre Viken.

 

Elisabeth K. Sagafos, systemansvarlig DIPS ved Sykehuset Telemark.

 

Ryddigere adresseregister

Ett av målene med standardiseringen er tilkobling mot Norsk helsenetts adresseregister. Dette skal sikre at helseforetakene har en mer oppdatert database over eksterne rekvirenter. Gevinsten er færre feilsendinger og økt pasientsikkerhet.
– Vi har fått et ryddigere register og sender derfor mindre feil. Det lå mange gamle adresser i registeret, så det er tatt en opprydding der, sier Maiken Nerland Hansen ved Sykehuset i Vestfold.
– Det var ikke helt ryddet og klart da vi gikk over på standarden, men dette kommer til å bli bra. Det blir enklere å adressere, og registeret gir god oversikt over legekontorene og legene, sier Oddveig Ballangrud ved Vestre Viken.
– Norsk helsenetts register er kjempepositivt så lenge alle aktører bidrar til å holde registeret oppdatert. Vi har fått et mye bredere register enn før, og det er også blitt mer detaljert. Det gjør at man må være mer presis i søket etter rekvirenter, sier Elisabeth K. Sagafos ved Sykehuset Telemark.
– Vi har pasienter fra hele landet. Det er derfor en stor fordel å få inn det nasjonale adresseregisteret automatisk, som gjør adresseringen sikrere og raskere, sier Marie Wilhelmsen ved Sunnaas sykehus.


Bedre samarbeid gjennom arbeidsutvalg

Alle fire opplever den jevnlige kontakten som helseforetakene har gjennom arbeidsutvalget som positiv.
– Foretakene som standardiserte i pulje 1 møttes ukentlig i arbeidsutvalg AU for å diskutere innspill til endring av regional standard på vegne av sitt foretak. Etter standardiseringen deltar vi fortsatt i arbeidsutvalget sammen med pulje 2 og 3, og deltar dermed i prosessen med utvikling av den regionale standarden. Vi utveksler erfaringer på tvers, og drar nytte av dette i eget helseforetak, sier Maiken Nerland Hansen.
– Møtene i arbeidsutvalget er kjempeviktig. Der får vi saker på bordet som vil gjelde alle helseforetakene. Det er veldig positivt med de nettverkene som er laget. Prosessen rundt endringer er omstendelig, men sikrer en grundig behandling av sakene, sier Elisabeth Sagafos.
– Vi har fått bedre kommunikasjon med de andre helseforetakene i Helse Sør-Øst. Sunnaas er et lite helseforetak, og det er ikke alt som behandles som berører oss. Men det er rom for å diskutere ting og å komme med egne saker, sier Marie Wilhelmsen.
Jacob Holter Grundt, som er prosjektleder for Regional EPJ og som selv er lege, har også mottatt positive tilbakemeldinger på arbeidsutvalget.
– Vi har gått fra en situasjon hvor hvert helseforetak levde litt for seg selv. Det å leve i en regional setting er krevende fordi du ikke kan gjøre det du vil, men samtidig positivt fordi du kan dra nytte av andres kompetanse, sier han.
– Noen opplever at det regionale samarbeidet er en litt tidkrevende prosess, og det er nok rom for at den prosessen kan trimmes og bli mer effektiv, sier han.


Nødvendig for å nå målet

Selv om det er fordeler med å standardisere, opplever også alle helseforetakene at det er utfordringer.
– Når du er i den første gruppen med helseforetak som standardiserer, så tilpasser man seg den regionale standarden som gjelder på det tidspunktet. Men standardiseringsprosessen fortsetter, og den standarden vi gikk opp på i 2016 er ikke den samme i dag. Det betyr at brukerne må lære seg nye ting, sier Elisabeth K. Sagafos.
– Når vi opplever disse utfordringene er det viktig å ha målet i sikte. Det er at vi en gang i fremtiden skal få tilgang til hverandres journaler. Da er standardisering nødvendig. Dette handler om pasientsikkerhet, og at dagens løsning med postgang og treghet kan være en utfordring. Det blir lettere for alle når vi kan lese et notat fra en kollega ved et annet helseforetak direkte, sier hun.

Prosjektleder for regional EPJ Jacob Holter Grundt.


Prosjektleder Jacob Holter Grundt sier at standardiseringen har medført endringer for alle som bruker pasientjournalen, men at disse endringene er en viktig forberedelse til å slå sammen og dele.
– Dette er et viktig forarbeid. Ved å bruke DIPS på en likere måte, som at ting for eksempel heter det samme, så har vi forberedt deling av informasjon mellom helsepersonell på forskjellige helseforetak på en fornuftig måte.  Det er også en fordel at ting heter det samme når pasientene skal kunne navigere i sin egen journal. Gjennom å standardisere jobber vi likere og kan dele informasjon på en bedre måte, sier han.
Sju av ni helseforetak i Helse Sør-Øst har nå innført regional EPJ. Jacob Holter Grundt skryter av alle som har vært med på å gjøre dette mulig.
– Alle fra helseforetakene som har bidratt inn i arbeidsgruppene har gjort en kjempeviktig jobb. Og helseforetakene har vært veldig tydelige på at standardisering er nødvendig og ønsket, sier han.

Publisert 29.11.2017 11:00 | Endret 30.11.2017 14:14

 Handler om

 Relaterte enheter