Fire måneder etter

– Selv om den regionale standarden fortsatt er uferdig på en del områder, må vi holde et fast grep om den for å oppnå målet om «én innbygger – én journal», sier Elisabeth Sagafos, systemansvarlig ved Sykehuset Telemark og Betanien Hospital.  

​Snart fire måneder er gått siden Sykehuset Telemark og Betanien Hospital innførte regional standard av elektronisk pasientjournal. 
 – Veien har blitt til mens vi har gått. Vi har tro på at dette skal bli veldig bra, samtidig opplever vi at standarden fortsatt er uferdig på en del områder. Derfor er det viktig å være med å videreutvikle standarden, sier systemansvarlig Elisabeth Sagafos.

Sykehuset Telemark og Betanien Hospital innførte regional standard av EPJ 11. november i fjor, som det fjerde helseforetak i regionen. Selve innføringen gikk stort sett fint. Nå kjenner man på de endringene standarden har medført.

– Sykehuset har nok ikke helt tatt helt inn over seg hva dette betyr for den enkelte og for organisasjonen. Vi opplever at standarden har vært i kontinuerlig forbedring, både under og etter innføring på Sykehuset Telemark og Betanien Hospital. Derfor er det fortsatt enkelte endringer og forbedringer som må implementeres i foretaket, sier Elisabeth Sagafos, systemansvarlig ved Sykehuset Telemark og Betanien Hospital.

 

Erfaringer samlet i rapport

2. februar ble erfaringsrapporten fra innføring av regional standard av EPJ på de tre foretakene Sykehuset i Vestfold, Sunnaas sykehus og Sykehuset Telemark og Betanien Hospital, lagt fram for styringsgruppen. Denne viser bl.a. at regional standard førte til omfattende endringer i tilganger som igjen fikk konsekvenser for arbeidsflyt for enkeltpersoner, personellgrupper og avdelinger.

– Mye av dette dreier seg om at regional standard begrenser tilganger for faggrupper som i stor grad arbeider tverrfaglig eller med pasienter fra mange enheter. Dermed ble det også nødvendig å gjøre noen avvik fra regional standard i de ulike helseforetakene, sier Kirsti Loe, delprosjektleder Løsning.

 

 

Mange av endringsønskene på den regionale standarden har ført til at standarden er blitt bedre, sier Kirsti Loe, delprosjektleder Løsning.

 

Sagafos innrømmer at det har vært utfordrende å være blant de første foretakene som innfører regional standard, og at man nok ikke var godt nok forberedt på at standarden på enkelte områder krever nye måter å jobbe på. Dette underbygges i rapporten. Det er særlig på tilgangssiden at utfordringene har vært store, sier Sagafos.

–Sekretærer og operasjonskoordinatorer har f.eks. ikke de samme tilgangene til rapporter som før, noe som gjør at de ikke har samme oversikt, og at oppgaver dermed må følges opp av andre. Vi har også måttet vende oss til færre elektroniske dokumenttyper enn før, sier Sagafos.

 

Tilpasser lokale behov

Også ved Sykehuset i Vestfold, som gikk over på regional standard i oktober i fjor, er det på tilgangssiden at det har vært mest krevende. Systemansvarlig og prosjektleder for innføringen av regional standard ved Sykehuset i Vestfold, Maiken Nerland Hansen, sier det kan være en utfordring å forvalte standarden og samtidig tilpasse denne til foretakenes behov.

 

Systemansvarlig og prosjektleder for innføringen av regional standard ved Sykehuset i Vestfold, Maiken Nerland Hansen, sier det kan være en utfordring å forvalte standarden og samtidig tilpasse denne til foretakenes behov.

 

– Regelsettet som standarden er satt opp etter, passer ikke alltid. Vi har derfor gjort det slik at når en leder hos oss bestiller utvidet tilgang, får lokal forvaltning hos oss beskjed og gir klarsignal til Sykehuspartner om dette er ok eller ikke, sier Nerland Hansen. 

Utfordringer med tilganger har vært størst for kontorpersonell og sykepleiere, og har først og fremst vært knyttet til spesielle oppgaver. I det daglige går det stort sette greit. Samtidig understreker Nerland Hansen at det har vært viktig å stramme inn.

– Mange hadde for vide tilganger før. Nå er det langt strengere og ansatte må begrunne hvorfor de skal ha utvidet tilgang. Dermed har vi også langt større kontroll på tilgangene – og det er bra, sier Nerland Hansen.

 

Mange fordeler

Men selv om måten tilgangene er satt opp krever nye arbeidsrutiner og kan oppleves tungvint, iallfall i en overgangsfase, peker både Nerland Hansen og Sagafos på at standardiseringen gir klare gevinster.

– Vi har fått ryddet skikkelig opp, sier Sagafos. – Blant annet har vi kvittet oss med private arbeidsgrupper og arbeidsgrupper som ikke lenger var i bruk og vi har ryddet i fraser. Vi har også fått standardiserte navn som gjør det lettere å finne fram i organisasjonen. Og ikke minst har vi fått automatisk tilgangsstyring som gjør at ansatte får raskere tilganger. Dette sparer både ledere og forvaltningen for mye tid, sier Sagafos.

Nerland Hansen mener innføringen av nye pasientbrev og fraser har bedret informasjonen til pasientene.

– Vi har fått ryddet skikkelig opp i brevene og kvittet oss med mange brosjyrer. Nå er all informasjon bakt inn i brevene, noe som gir pasientene en bedre oversikt, sier Nerland Hansen.

 

En standard i utvikling

Den regionale standarden er under stadig utvikling og det siste året er det meldt inn nesten 200 endringsønsker fra foretakene. Dette gjelder bl.a. ønske om nye dokumenttyper eller avvik i systemoppsett. Mange av endringsønskene har ført til endringer og forbedringer i standarden.

Endringsønskene vurderes først av et arbeidsutvalg (AU) før de tas til beslutning i det regionale fagrådet, som består av representanter fra alle helseforetakene, delprosjekt Løsning og Arkitektur og Design. Sentrale vurderingskriterier er bl.a. konsekvenser for standarden og senere konsolidering. Deretter går saken videre til Regionalt Fagnettverk som har myndighet til å beslutte eventuelle endringer i standarden. Det er Regionalt Senter for kliniske systemer (RSKI) som forvalter standarden. 

I erfaringsrapporten fra 2016 fremgår det at det har vært vanskelig for foretakene å holde oversikt over gjeldende standard i og med at denne var under stadig utvikling samtidig som forberedelsene pågikk.

– Foretakene meldte behov for flere endringer i standarden underveis, til dels relatert til aktivitet, organisasjon og arbeidsflyt ved de enkelte helseforetak. Mange av endringene har ført til at standarden er blitt bedre. Samtidig skapte dette en del merarbeid kort tid før produksjonssetting, sier Loe.

 

Viktig å holde fast i standarden

Erfaringsrapporten fra 2016 blir nå et viktig dokument i planleggingen av de neste foretakene som skal innføre regional standard av EPJ. Elisabeth Sagafos og Maiken Nerland Hansen mener det er avgjørende at de foretakene som allerede har innført den regionale standarden, er involvert i videreutviklingen av standarden.

– Med tanke på at standarden fortsatt videreutvikles med de nye helseforetakene som nå har startet, er det viktig at alle foretakene som hittil har implementert, er involvert. På den måten kan vi følge med på utviklingen og sikre god implementering i eget helseforetak, sier Elisabeth Sagafos.

Hun understreker samtidig viktigheten av å holde fast i en felles standard.

– Målet er jo at vi skal jobbe likere slik at vi bereder grunnen for sammenslåing av systemer i regionen og oppnår målet om «én innbygger – én journal». Derfor må vi holde et fast grep om standarden. Hvis ikke blir det mye reststandardisering, sier Sagafos.

Publisert 07.03.2017 11:00 | Endret 22.05.2017 11:10

 Handler om

 Relaterte enheter