Forbereder endringer i arbeidsgruppestrukturen

Tre av representantene fra gruppen som jobber med arbeidsgruppestruktur i DIPS ved Sykehuset Innlandet og Revmatismesykehuset, f.v. Bjørnar Bevolden, Hanne Rita Ahlsen (tverrgående team) og Anne Hilde Aas.

​Det blir en del endringer i arbeidsgruppestrukturen når regional standard av EPJ innføres på Sykehuset Innlandet og Revmatismesykehuset. Prosjektet har hatt bred kontakt i sykehusene for å kartlegge hvordan endringene vil påvirke arbeidshverdagen.

​Bjørnar Bevolden leder en gruppe på fire prosjektmedarbeidere som jobber med arbeidsgruppestrukturen i DIPS. Prosjektet omfatter både Revmatismesykehuset og Sykehuset Innlandet, som har felles database. Endringene vil bli de samme for begge sykehusene, og gruppen har jobbet med gapet mellom dagens arbeidsgruppestruktur og den regionale standarden.

– Vi får nye arbeidsgruppenavn, og det blir en standard for hvordan man skal sette navn på arbeidsgruppene. Dette sikrer mer konsistent navngivning og gjør det enklere for brukerne å finne frem til riktig arbeidsgruppe, sier Bevolden.

 

Høyner pasientsikkerheten

Alle arbeidsgrupper som finnes i dag blir derfor omdøpt i tråd med regional standard som har 28 ulike typer arbeidsgruppenavn. Blant annet skal den første delen av arbeidsgruppenavnet være kortkoden på avdelingen, mens siste del av navnet skal fortelle hvilken type arbeidsgruppe det er.

– Det blir tydeligere hvilke oppgaver som skal gå i de ulike gruppene. Og selv om vi har en regional standard som i stor grad styrer navngivningen, har vi likevel frihet til å tilpasse deler av arbeidsgruppenavnene slik klinikken måtte ønske, sier Bevolden.

Det kommer også noen nye grupper, blant annet vil kontor få en gruppe som heter «Xrydde».

– Alle oppgaver som ikke er håndtert når noen avslutter arbeidsforholdet sitt, blir sendt til denne gruppen. Dette gir høyere pasientsikkerhet siden det sikrer at arbeidsoppgavene blir håndtert og ikke blir liggende igjen i arbeidsgruppen ved avsluttet arbeidsforhold, sier Bevolden.

 

Pleiere får privat arbeidsgruppe

En annen endring som gjelder arbeidsgrupper er at alle med dokumentasjonsplikt får privat arbeidsgruppe. I dag er det i utgangpunktet kun leger og andre behandlere som har privat arbeidsgruppe ved Sykehuset Innlandet og Revmatismesykehuset.

– Pleiere har ikke private arbeidsgrupper i dag. Alt pleiepersonell får nå private arbeidsgrupper og de fleste felles arbeidsgrupper blir satt ut av bruk. Innføring av private arbeidsgrupper for pleiepersonell tydeliggjør den enkeltes ansvar for å fullføre sine arbeidsoppgaver og rydde sin arbeidsgruppe daglig, sier Bevolden.

Pleiepersonell vil få bedre oversikt i «Mine Arbeidsoppgaver» over oppgaver som ikke er utført, deriblant dokumenter som ikke er godkjente. Videre vil det bli mulig å sende dokumenter til vurdering og ferdigstilling, samt «gule lapper» til enkeltpersoner. Dokumenter vil alltid knytte seg til den private arbeidsgruppen uavhengig av om man jobber på tvers av avdelinger/enheter og sengeposter.

 

Automatisert tilgangsstyring

Regional standard innenfor tilganger er at disse gis via automatisert tilgangsstyring basert på kostnadssted og stillingskode i personalsystemet, noe som betyr at tilgangen blir gitt automatisk utfra stedet den ansatte er registrert i Personalportalen. I dag er det lederne som bestiller tilgang for den enkelte ansatte.

Dette påvirker arbeidsgruppene fordi den ansatte heretter får arbeidsgrupper tildelt automatisk ut i fra stillingskode (rolle) og kostnadssted. Tilhører du rollen «overlege» vil du få alle arbeidsgruppetyper som regional standard sier at denne rollen skal ha. For eksempel får du som overlege ansatt på avdelingsnivå alle henvisningsgrupper for din avdeling.

– Et viktig prinsipp i Sykehuset Innlandet i dag er at man har ansvar for de arbeidsgruppene man har tilgjengelig i «Mine Arbeidsoppgaver». Med innføring av regional standard går man bort fra dette prinsippet da mange vil oppleve at de får tilgang til flere arbeidsgrupper enn de har ansvar for å følge opp, sier Bevolden.

– En av de store fordelene med den automatiske tilgangsstyringen er at du får tildelt de kritisk viktige arbeidsgruppene du trenger i det øyeblikket du blir registrert i Personalportalen, i stedet for at du må vente på å skulle få disse tildelt manuelt på et senere tidspunkt, eller at du får tildelt feil arbeidsgrupper, sier han.

De fire prosjektmedarbeiderne har jobbet mye med å kartlegge og forstå hvordan den automatiske tilgangsstyringen vil slå ut for de ansatte når det gjelder tildeling av arbeidsgrupper.

– Vi har gjort mye kartlegging og har hatt bred dialog med klinikkene, blant annet gjennom kontorledere i sykehusene, for å sikre at løsningen skal bli best mulig innenfor rammene av regional standard, sier Bjørnar Bevolden.

Regional standard innføres ved Sykehuset Innlandet og Revmatismesykehuset 21. oktober 2017.

Publisert 23.05.2017 12:00 | Endret 30.06.2017 09:56

 Handler om

 Relaterte enheter