Fornøyde med nytt laboratoriedatasystem

​Vi traff denne glade gjengen med på Senter for laboratoriemedisin på Sykehuset Østfold. Ingen av dem ville hatt tilbake de dataløsningene som de brukte på laboratoriene tidligere. Fra venstre: Mak Numic, Heidi Kjøniksen, Lena Nilsen, Cecilie Larsen, Laila Hulleberg, Anne-Kathrine Palacios, Jon Fredrik Spone og Lena Gjølberg.

Senter for laboratoriemedisin ved Sykehuset Østfold har brukt regionalt laboratoriedatasystem siden 2015, og brukerne er fornøyde med det nye arbeidsverktøyet. De sier at pasientsikkerheten er høyere og at det er enkelt å bruke datasystemet.

​Prosjektet Regional Lab jobber med å innføre et regionalt, standardisert laboratoriedatasystem i Helse Sør-Øst. Samtidig skal det etableres standardiserte laboratoriearbeidsprosesser i regionen.

– Bakgrunnen er at 10 forskjellige laboratoriedatasystemer fordelt på 33 ulike installasjoner er i bruk i regionen. Helseforetakene benytter fortsatt fagspesifikke datasystemer for noen av laboratoriefagene, og det er flere ulike systemer i bruk innen hvert fagområde, sier prosjektleder Arnstein Hodne.

– Det er ressurskrevende å administrere, vedlikeholde og drifte det store antallet systemer. Samtidig skaper mange ulike systemer økte integrasjonsutfordringer og problemer for samhandling, og begrenser teknologiske muligheter, sier han.

 

Fra tre systemer til ett

Nytt laboratoriedatasystem har vært i bruk ved Sykehuset Østfold siden 2015, og fungerer i dag som en felles løsning for medisinsk biokjemi, mikrobiologi og patologi.

– LVMS er et regionalt laboratoriedatasystem som favner alle fagområder. Blodbanken er ikke på dette systemet ennå, men den skal også med.  Dette er jo et regionalt prosjekt, men siden vi skulle åpne nytt sykehus på Kalnes var det nødvendig å benytte et parallellspor. Vi innførte ikke det komplette systemet med én gang. Vi valgte en løsning som ivaretok minimumskravene, men nå er vi koblet mot det regionale prosjektet, sier avdelingsleder Anne-Kathrine Palacios ved Senter for laboratoriemedisin på Sykehuset Østfold.

Avdelingsleder Anne-Kathrine Palacios ved Senter for laboratoriemedisin på Sykehuset Østfold er fornøyd med at alle fagområdene er på samme dataløsning.

 

Tidligere var det tre ulike laboratoriedatasystemer i bruk på Sykehuset Østfold. Da laboratoriene ble samlet på Kalnes med felles prøvemottak, ønsket sykehuset å ha felles datasystem for patologi, mikrobiologi og medisinsk biokjemi. Laboratoriet tok i bruk LVMS i februar 2015 for medisinsk biokjemi, deretter innførte de systemet for mikrobiologi og patologi i april samme år.

 

Skeptiske brukere

Det nye systemet ble møtt med en del skepsis blant brukerne på sykehuset.

– Jeg var blant dem som var skeptisk. Vi ville jo ikke gå til noe som var dårligere enn det vi hadde. Men nå ser vi fordelene med den nye løsningen, og det er ingen som vil tilbake til det vi hadde tidligere, sier seksjonsleder Laila Hulleberg.

Hun sier at en del av utfordringene de opplevde også skyldtes at det ble mange nye ting på én gang: De flyttet til et nytt sykehus, fikk felles prøvemottak og endrede arbeidsprosesser.

– Siden vi var så tidlig ute og innførte et system som ikke var komplett, fikk vi som brukere være med å påvirke hvordan løsningen skulle bli, sier bioingeniør Lena Nilsen.

Hun sier at de enkelte ganger snakker om hvordan ting ble gjort tidligere, og hvor mye enklere en del ting er med den nye løsningen. For eksempel så skrev bioingeniørene på mikrobiologi på papir, som deretter ble scannet inn. Når de fikk spørsmål om hvor langt prøven var kommet, så måtte de lete gjennom papirene.

Seksjonsleder Laila Hulleberg og bioingeniør Lena Nilsen er blant dem som er blitt mer fornøyd med løsningen etter hvert som de ble kjent med funksjonaliteten.

 

– Nå kan vi hele tiden følge med på skjermen hvor prøven er. Vi kunne også skrive et resultat opptil seks ganger i løpet av arbeidet med prøvene. Det var mange trinn med risiko for å skrive feil. Nå ligger alt inne elektronisk i strekkodene, sier bioingeniør Cecilie Larsen.

- Høyere pasientsikkerhet er noe av det viktigste med den nye løsningen, sier seksjonsleder Heidi Kjøniksen.

 

Effektivt

Tidligere ble det brukt mye tid på å svare på telefon og lete fram papirer. Nå opplever bioingeniørene at arbeidsdagen er mer effektiv.

– Det er mange snarveier og hurtigtaster som etterhvert sitter i fingrene. Vi kan raskt finne den informasjonen vi søker, sier bioingeniør Lena Gjølberg.

De syntes ikke den nye løsningen var så rask da de begynte å bruke den. Mange av brukerne opplevde at det var mange klikk for å komme seg rundt i systemet.

– Etter hvert som vi ble bedre kjent med systemet, så vi mulighetene. Ofte skjønner man ikke funksjonaliteten før man tar den i bruk, sier Heidi Kjøniksen.

De sier at det var enkelt å lære seg systemet. Alle var på kurs én dag. Det er også enkelt å bevege seg mellom fagområdene inne i løsningen.

– Kurset inneholdt det vi trengte for å håndtere alle fagområdene, sier bioingeniørene Mak Numic og Lena Gjølberg, som begge jobber med alle fagområder på laboratoriet.

 

Bioingeniørene Lena Gjølberg og Mak Numic jobber med alle fagområdene, og sier at det er enkelt å jobbe tverrfaglig i den nye dataløsningen.

 

Prioriterer å utbedre mangler

I løpet av tiden som har gått siden innføringen, er det funnet en del mangler.

– Prosjektet har raskt tatt tak i de tingene som vi har meldt fra om, både mangler og ting vi ønsker endret, sier bioingeniør Jon Fredrik Spone.

 

Bioingeniør Jon Fredrik Spone og seksjonsleder Heidi Kjøniksen viser hvordan oversiktsbildet i LVMS ser ut.

 

Fagområdet patologi har trengt mest forbedringer, men også innenfor de andre feltene har det vært noen utfordringer.

– Alt er ikke løst, men det er laget en plan. Og dette er ikke ting som er prekære i forhold til driften, sier seksjonsleder Laila Hulleberg.

Prosjektet Regional Lab prioriterer å utbedre manglene, både de som er avdekket i Østfold, og nye mangler som er funnet.

 

Innføres på OUS

Regional Lab er i ferd med å utarbeide en plan for 2017 i samarbeid med leverandør. Oslo universitetssykehus (OUS) er planlagt som neste helseforetak som skal innføre systemet. Det er gjennomført en kartlegging av hvilke endringer som må gjøres i systemet for at det skal kunne tas i bruk i OUS og kunne fungere som en fullverdig regional løsning. Innføringsprosjektet begynner i 2017, men det blir ikke påbegynt produksjonssetting før i 2018. Det er patologi som planlegges innført først på OUS.

 

 

Prosjektleder Arnstein Hodne i Regional Lab.

 

– Løsningen fungerer på Sykehuset Østfold, men OUS er mer omfattende, mer kompleks og mer spesialisert. Det er derfor funksjonalitet som OUS vil ta i bruk som ikke er utviklet for Østfold. I tillegg får vi flere helseforetak på den samme databasen, noe som stiller større krav til struktur og funksjonalitet. Disse tingene må løses før vi går i produksjon på neste helseforetak. Utviklingen som gjenstår vil også forbedre driftsituasjonen for Østfold ytterligere, sier prosjektleder Arnstein Hodne.       

Planen for oppfølging skal behandles av programstyret i program for Regional klinisk løsning i begynnelsen av februar.

Publisert 22.12.2016 14:00 | Endret 22.06.2017 10:45

 Handler om

 Relaterte enheter