Kartlegger hvordan laboratoriedatasystemet skal være

​Funksjonelt team med ansatte fra ulike helseforetak har jobbet sammen en dag i uken i 2017. Neste år fortsetter de arbeidet.

​Ansatte fra ulike helseforetak og med ulik fagbakgrunn har i løpet av 2017 jobbet med å kartlegge arbeidsprosesser og hvordan de ulike fagmiljøene innenfor patologi ønsker å arbeide i et nytt datasystem. Hensikten har vært å lage et godt underlag for å utvikle det regionale laboratoriedatasystemet. Arbeidet fortsetter første kvartal i 2018.

Hele funksjonelt team har i 2017 møttes en dag i uka og jobbet både med arbeidsprosesser og funksjonalitet med fokus på patologi. Prosjektet nå er inne i en fase som innebærer etablering av regionale fellesfunksjoner og produksjonssetting av LVMS for patologi.

Teamet har også delt seg i undergrupper der de har diskutert og dokumentert spesialfunksjoner. Hensikten med prosesskartleggingen som er gjort er å beskrive arbeidet som utføres på en patologiavdeling og å få svar på hvordan de ulike faggruppene ønsker at dette arbeidet skal gjøres i et nytt system.

– Vi finner svarene på hvordan fagmiljøet vil arbeide i systemet, og trekker inn brukererfaringer fra ulike organisasjoner og brukergrupper. Funksjonelt team består derfor av ansatte med ulik fagbakgrunn slik at vi får svar på hvordan de ulike faggruppene arbeider sammen og ønsker å arbeide, sier Roger Bjugn som er overlege og leder for funksjonelt team.

– Vi spør om hvordan de som brukere vil jobbe, og deretter beskriver vi hvordan løsningen skal være. På den måten lages et godt underlag for å utvikle systemet på en god måte, sier løsningsarkitekt Frode Stenvik.

De sier at kartleggingen har avdekket en rekke behov som det ikke er støtte for i dag og som det er behov for å ha med i en ny løsning. Siden det er løsningen for patologi som skal innføres først, har teamet hatt fokus på dette fagområdet.

Dypdykk i detaljene

Teamet bruker en internasjonalt anerkjent metode, The Open Group Architecture Framework  (TOGAF), for å kartlegge brukerbehov. Arbeidet blir gjort i fire trinn:

1. Prosesskartlegging.
2. Avklaring av hvilken informasjon man trenger for å gjøre det som er beskrevet.
3. Sjekk av funksjonalitet i laboratoriedatasystemet.
4. Testing og eventuelt godkjenning før systemet tas i bruk.

Denne arbeidsmetoden gir et dykk ned i detaljene. Prosjektet får kontrollert om systemet dekker de behovene man har, samtidig som mangler avdekkes.

 – Vi lager avsjekkingsscenarier slik at leverandøren kan bruke underlagsmaterialet. Prosjektet har en tett og nær dialog med leverandør, sier Bjugn og Stenvik.

Laboratoriene kan benytte arbeidsprosessmodellene til opplæring både i nytt system og av nye medarbeidere senere. Modellene gir en god visuell oversikt over hva laboratoriet gjør og hvordan de gjør det.

God oversikt og kommunikasjon

I tillegg til at leverandøren har behov for en systematisk, overgripende beskrivelse av de funksjonene fagmiljøet trenger, så gjøres kartleggingen fordi bruk av felles system er en endringsprosess som krever at fagmiljø i ulike organisasjoner etablerer felles arbeidsrutiner og samarbeidsformer.

Målet med prosesskartleggingen er å få en god oversikt over hvordan det er ønskelig at man skal jobbe og et datasystem som er best mulig tilpasset brukernes arbeidsoppgaver.

– Kartleggingen gir også god kommunikasjon mellom ulike parter som har ulik bakgrunn, og også økt samhandling mellom patologiavdelingene ved helseforetakene i Helse Sør-Øst, sier Stenvik og Bjugn.

– Vi reduserer risiko for at man må gjøre ting på nytt i IKT-systemet fordi partene ikke har forstått hverandre. Gjennom visualisering av krav og behov gjør vi det forutsigbart for Sykehuspartner og leverandør hvordan testing og godkjenning av leveranser skal gjøres, sier de.

Samtidig gjøres fortløpende sjekk mot nasjonale retningslinjer og formalkrav.
Roger Bjugn og Frode Stenvik sier at prosesskartleggingen er krevende for deltakerne i teamet, men at det samtidig er veldig givende.

– Tverrfaglighet er et stort løft. Representantene for de ulike fagmiljøene setter seg ned og reflekterer over hvordan de vil gjøre de ulike arbeidsprosessene, og de blir hørt. Det er et viktig arbeid som skaper et grunnlag for gode beslutninger rundt dataløsningen, sier de.

I 2018 vil representanter fra funksjonelt team delta i konfigurering av det nye laboratoriedatasystemet samtidig som man arbeider videre med klarlegging av brukerbehov.

Funksjonelt team: Foran fra venstre: Frode Stenvik (løsningsarkitekt, Regional Lab), Dag André Nymoen (ingeniør, OUS), Anna Wittersø (bioingeniør, Ahus). Bak fra venstre: Ada Thune (patolog, SiV), Åsa Eker Christoffersen (systemforvalter, SP). Jenny Engebretsen (helsesekretær, Ahus), Vivian Cecilie Orszagh (patolog, Ahus), Synnøve Rugland (bioingeniør, OUS), Jan Kristian Godøy (patolog, SØ), Tor J Eide (patolog, OUS), Roger Bjugn (patolog og leder av funksjonelt team) og Jan Åge Pedersen (prosessmodellør, OUS). Henning Jørgensen (bioingeniør, SiV) var ikke til stede da bildet ble tatt.

Publisert 14.12.2017 01:00 | Endret 14.12.2017 12:59

 Handler om

 Relaterte enheter