Oppstart for regional EPJ på Ahus

Frode Harald Eidset (t.h.) er endringsleder i prosjektet og skal bidra til at endringene Ahus står overfor blir forankret og kjent i organisasjonen. Her avbildet sammen med assisterende prosjektleder ved Ahus Somayeh S. Bach og prosjektleder ved Ahus William Olai North.

– Innføringen av regional standard av EPJ på Ahus er omfattende og et viktig skritt mot målet om en innbygger – en journal. Noe av det første vi vil merke er at vi får enklere beslutningsstyrt tilgang til datasystemene på sykehuset. Også arbeidsprosesser vil endres – og det skal vi forberede godt.

​​Det sa Pål Wiik, fagdirektør ved Akershus universitetssykehus, på kick off for regional standardisering av EPJ ved Ahus 5. januar. Over 70 ressurspersoner fra helseforetaket og fra prosjektet sentralt var samlet for å markere oppstarten av prosjektet som vil pågå i nesten ett år.

– Vi har rigget oss med et profesjonelt organisert prosjekt med over 30 ressurspersoner fra Ahus. Det er svært gledelig at sykehuset stiller så mange sentrale personer til disposisjon. Vi har også en styringsgruppe der det sitter ledere med autoritet og mulighet til å drive prosjektet framover. Jeg forventer at vi lykkes!, sa Wiik i sin innledning.

 

 

Pål Wiik, fagdirektør ved Akershus universitetssykehus, på kick off for regional standardisering av EPJ 5. januar sammen med prosjektleder ved Ahus William Olai North.

 

Skal lede endringsarbeidet

Innføringen av regional standard av EPJ vil by på endringer for alle brukere av DIPS. For å forberede organisasjonen, har prosjektet engasjert en egen endringsleder. Frode Harald Eidset skal bidra til at endringene sykehuset står overfor blir forankret og kjent i organisasjonen.

– I rollen som endringsleder vil jeg bruke min kjennskap til sykehuset til å forberede og påvirke organisasjonen til å forstå og akseptere at det blir endringer som kan påvirke dagens arbeidsprosesser, sier Frode Harald Eidset, som dels vil være i prosjektet og dels fortsette som konstituert seksjonsleder ved sengeområdet i Øre-, nese- halsavdelingen.  

– Målet vi jobber mot er én journal per pasient i regionen. Dette skal sikre tryggere og enklere tilgang til felles journalopplysninger og øke pasientsikkerheten. Jeg vil konkret jobbe med å forankre prosjektet i linjen og bistå prosjektleder i ledermøtene samt utnytte fagnettverkene til å gjøre prosjektet kjent og forstått. Vi vurderer også om det er behov for et team av endringsagenter på sykehuset som kan bistå for å lykkes med endringene, sier Eidset. 

 

Skal kartlegge organisasjonen

Det er etablert i alt seks arbeidsgrupper som skal jobbe med å kartlegge hvilke endringer som må gjøres på Ahus for å gå over på regional standard av EPJ. Alle gruppene var representert under kick off.

Tove Arianne Haga er spesialrådgiver ved avdeling for samhandling og helsefremmende arbeid ved Ahus og skal lede arbeidsgruppen for organisasjonsoppsett. Gruppa møtes to ganger i uken og består av fem deltakere. Første leveranse er 13. februar, da skal de levere en overordnet gap-analyse.

– Vi jobber nå bl.a. med en gap-analyse som viser nåsituasjonen for organisasjonsoppsettet på Ahus opp mot regional standard for å finne ut hvilke endringer vi må gjøre i organisasjonsstrukturen for å gå over på regional standard av EPJ.  Arbeidet vi gjør er viktig for hva de andre arbeidsgruppene skal jobbe med, forklarer Haga.

Haga ønsker å legge til rette for et godt og trivelig arbeidsmiljø i gruppa der alle deltar i en åpen og konstruktiv kommunikasjon. En viktig del av arbeidet blir å avdekke avhengigheter til andre områder.

– Det ligger et krevende arbeid foran oss, og vi skal sette oss inn i mye på kort tid. Vi kommer til å ha opp- og nedturer, men samtidig lære veldig mye, stifte nye bekjentskaper og skape nettverk som både er hyggelig og nyttig, sier Haga.

 

Fra 850 til 90 ventelistebrev

Innføringen av regional standard av EPJ innebærer bl.a. at Ahus skal redusere antall innkallings/ventelistebrev fra 850 brev til 90 maler. Det betyr at dagens ventelistebrev blir satt ut av bruk, og at de nye standardbrevene innføres.

– Vi skal gå igjennom alle innkallings- og ventelistebrev i DIPS og hente ut fagspesifikk/avdelingsspesifikk informasjon. Deretter skal denne informasjonen legges inn som såkalte "fraser". Slik får vi færre brev å vedlikeholde, og eventuelle endringer gjøres kun ett sted, sier Anne Cathrine Kogstad, sykepleier ved Dagkirurgisk senter på Ahus, som skal lede arbeidsgruppen for ventelistebrev.

– En utfordring framover blir å nå ut med god informasjon til alle som på en eller annen måte er involvert i eller har eierskap til pasientbrev. Mange medarbeidere har lagt ned mye arbeid i å utarbeide de ventelistebrevene Ahus har per i dag. Det er viktig å få frem at ingenting skal slettes, men tas vare på som fraser, slik at det kan hentes inn igjen og legges ved i de nye malene, sier Kogstad.

En viktig del av jobben i gruppa blir å avdekke hva disse endringene betyr for sluttbrukerne og å formidle dette ut i sykehuset. Kogstad er ydmyk i forhold til jobben og har tro på at dette blir bra.
– Jeg er glad for å kunne være med i et prosjekt som har som mål å gjøre elektronisk pasientjournal tryggere, enklere og raskere. Jeg er ydmyk i forhold til det arbeidet som skal gjøres og har tro på at dette fører til noe bedre for pasientene og for sykehuset, avslutter Kogstad.

Innføringen av regional standard av EPJ på Ahus skjer 11. november 2017 og prosjektleder ved Ahus er William Olai North.  Les mer om prosjektet på sykehusets intranett eller på Helse Sør-Øst sine nettsider. Les også intervju med prosjektleder.  

 Hva er standardisering og hva skal standardiseres?

Målet om én pasientjournal i Helse Sør-Øst betyr at alle foretakene i regionen må tilpasse seg en regional standard slik at oppsett i DIPS blir likt, før systemene kan slås sammen i en regional database. Det er dette som omtales som standardisering av regional EPJ. På fagspråket må man altså standardisere før man kan konsolidere.

Helse Sør-Øst har besluttet at alle helseforetak skal innføre regionale standarder på DIPS innen 2018. Dette skal berede grunnen for at man kan slå sammen alle foretakenes databaser, slik at pasienten i fremtiden kun har én journal uavhengig av behandlingssted.

Det har gjennom en tre års periode vært gjennomført et omfattende arbeid i regionen for å utarbeide og bli omforent om regionale standarder i DIPS. Alle helseforetakene har deltatt i arbeidet. Dette har gjort at man har fått en bred forståelse for arbeidet og sikret forankring i hele regionen. Noen av områdene det er utarbeidet regionale standarder på er:

  • Organisasjonsoppsett, tilganger og arbeidsgrupper
  • Systemoppsett og kodeverk
  • Journalstruktur og dokumenttyper
  • Ventelistebrev
  • Rekvirenter
Publisert 25.01.2017 14:00 | Endret 04.07.2017 11:23

 Handler om

 Relaterte enheter