Regional standard av EPJ innført i Vestre Viken

– Selve produksjonssettingen lørdag gikk veldig fint, og antall saker og feilmeldinger som er rapportert så langt, tyder på at vi relativt sett har færre utfordringer enn de foretakene som gikk over på regional standard i fjor, sier prosjektleder i Vestre Viken, Vibecke Storhaug. Her avbildet sammen med fagdirektør Halfdan Aass under kick off av prosjektet i mars i fjor.

​Lørdag 25. mars gikk Vestre Viken over på regional standard av elektronisk pasientjournal (EPJ), som det femte helseforetaket i regionen, og som det største foretaket som har innført regional standard i regi av prosjekt Regional EPJ.

​Den foreløpige oppsummeringen tyder på at Vestre Viken, med sine 8500 DIPS-brukere, har brukt den fire måneder lange utsettelsen på en god måte. Prosjektressurser både på foretaket og regionalt har hatt tid til å gjøre et grundig forarbeid og kartlegginger, spesielt på tilganger. I tillegg har man kunnet nyte godt av den erfaringen prosjektet har gjort seg gjennom innføring av regional standard av EPJ ved tre andre foretak i 2016.
– Selve produksjonssettingen lørdag gikk veldig fint, og antall saker og feilmeldinger som er rapportert så langt, tyder på at vi relativt sett har færre utfordringer enn de foretakene som gikk over på regional standard i fjor. Dette skyldes ikke minst at vi har hatt tid og ressurser til et godt forarbeid, sier prosjektleder i Vestre Viken Vibecke Storhaug.

 

Det var hektisk aktivitet under produksjonssetting av regional EPJ på Vestre Viken 25. mars.

 

Færre saker enn øvrige foretak

DIPS var i lesemodus på Vestre Viken fra kl. 08.30 til 22.30 lørdag 25. mars. Til tross for noen utfordringer knyttet til integrasjoner og ytelse som raskt ble løst, forløp selve produksjonssettingen stort sett etter plan.
– Helgen var forholdsvis rolig med totalt ca. 100 innmeldte saker til Sykehuspartner. Trykket kom først på mandag da folk var tilbake på jobb. Da hadde vi 522 innmeldte saker, mens vi på tirsdagen fikk inn i underkant av 300 saker. I og med at vi dro med oss noen saker fra mandag som ikke ble løst, ble tirsdag og onsdag de meste hektiske dagene. Flesteparten av sakene dreier seg ikke uventet om tilganger, men vi hadde også feil knyttet til manuelle innlesingsark, doble private arbeidsgrupper, samt noe tekniske feil, sier Storhaug. 

Oppsummeringen så langt viser at flere saker nå løses i førstelinje. Dette er en klar forbedring fra tidligere produksjonssettinger.
– Tallene tyder på at vi har klart å forbedre kvaliteten på det vi leverer.  Løsningsgraden i førstelinje er også bedre, sier Ketil Nygaard, leder av delprosjekt Produksjonssetting i Regional EPJ. 

 

 

En liten pause i produksjonssettingen av regional standard av EPJ i Vestre Viken.

 

Interne krefter har gjort løsningen bedre

Det er hektiske dager i Vestre Viken og i perioden fram mot påske håper man at flesteparten av sakene er løst. Storhaug påpeker at det er viktig å ha nok ressurser til å ta unna saker så de ikke hoper seg opp.
– Ansatte skal slippe å vente lenge på at saken deres blir løst. Samtidig ser vi at noen av sakene må løses av Sykehuspartner i samarbeid med helseforetaksressurser og det kan ta litt tid. Det er også viktig at en ny sak ikke opprettes for å purre på en allerede opprettet sak, sier Storhaug.

Storhaug berømmer samarbeidet i prosjektet. Hun opplever at dialogen både med prosjektressursene fra helseforetaket, Sykehuspartner, fagdirektør og de regionale prosjektressursene har vært god. Dette gjorde at man fikk tatt raske beslutninger og sikret trygge rammer underveis.
– Det er imponerende å se hvilket apparat som settes i sving og hvor mye som skal klaffe under en produksjonssetting. Samarbeidet med både DIPS-ressurser og Sykehuspartner har vært veldig bra. Vi sitter skulder ved skulder og løser saker fortløpende. Slik lærer vi mye av hverandre, sier Storhaug.
 
Hun trekker også frem arbeidet utført av e-helse ressursene og de utlånte prosjektressursene fra klinikkene.
– Interne krefter har gjort at løsningen har blitt bedre, sier Storhaug.

 

60 prosent på opplæring

Oppsummeringen etter produksjonssetting viser at over 350 kurs ble avholdt og at den registrerte kursdeltakelsen blant DIPS-brukere var på om lag 60 prosent, i tillegg til en del uregistrerte deltakere. Dette er noe under fjorårets deltakelse ved Sunnaas sykehus og Sykehuset Telemark og Betanien Hospital, og noe over kursdeltakelsen ved Sykehuset i Vestfold. I alt 4300 opplæringsnyhetsbrev ble sendt ut og statistikken viser at opplæringsinformasjonen på intranettsidene har blir godt lest.

 – Vi har fått gode tilbakemeldinger på opplæringen og informasjonen som er blitt formidlet.  Likevel er det jo slik at når man plutselig står der med utfordringer i hendene, så er det ikke alltid så lett å omsette alt man har lært i praksis, så vi får en del spørsmål, sier Storhaug.

 

Viktig å etterfølge standarden

Storhaug forstår at det kan være vanskelig som leder å håndheve standarden i praksis når tilgangsønsker fra ansatte strømmer inn. Hun understreker allikevel at det er viktig å følge prinsippene, ikke minst for å etterleve krav til personvern og sikkerhet for pasientopplysninger og lukke avvik på disse feltene som tidligere er påpekt av Riksrevisjonen.

– Vi har 400 ledere fra ulike kulturer, og det er klart at det kan være utfordrende å håndheve prinsippene likt. Noen ganger trengs raske justeringer fordi det nye oppsettet er feil. Andre ganger kan det være krevende å forklare og stå på ny praksis, når ansatte opplever behov for utvidede tilganger for å kunne gjøre jobben sin som før - uten å tilpasse seg nye føringer knyttet til personvern og felles løsninger. Søker vi om for mange slike avvik gir vi også ris til egen bak når vi kanskje om noen år skal konsolidere databasene i regionen, sier Storhaug.

Publisert 21.04.2017 13:00 | Endret 21.04.2017 13:00

 Handler om

 Relaterte enheter