Tilpasser journalen ved Sørlandet sykehus til regional standard

​Prosjektleder Robyn Andersen ved Sørlandet sykehus sier at prosjektet er godt i rute med å tilpasse sykehusets journaloppsett til regional standard.

​DIPS-brukerne på Sørlandet sykehus kommer til å oppleve størst endring innenfor områdene dokumenttyper og tilganger når regional standard av EPJ innføres i mai neste år. Det fremkommer av gap-analysen som viser forskjellen mellom dagens praksis og regional standard.

​Et viktig skritt i retning av én pasientjournal i Helse Sør-Øst er å tilpasse sykehusenes ulike journaloppsett til en felles regional standard. Hvilke endringer som konkret kreves for å komme dit, avdekkes av en analyse av gapet mellom sykehusets praksis i dag og den regionale standarden.

Arbeidsgrupper sammensatt av helsepersonell, merkantilt personell og IKT-ansatte fra Sørlandet sykehus og IKT-ressurser fra regional gruppe, jobber nå med å tilpasse sykehusets løsninger til den regionale standarden.

 

Stor endring på tilganger


– Måten tilganger blir gitt på blir en stor endring for Sørlandet sykehus. I regional standard knyttes tilgangene automatisk til den rollen du har i Personalportalen og avdelingen du jobber ved, mens lederne tidligere måtte bestille tilganger for hver enkelt ansatt. Det legges også opp til åpnere tilgang mellom psykiatri og somatikk, sier Robyn Andersen som er prosjektleder for innføringen av regional EPJ ved Sørlandet sykehus.


Niklas Dimitri Halseide, som leder arbeidsgruppen på seks som jobber med tilganger, sier brukerne skal ha tilgang til det de har tjenstlig behov for.
– En ansatt som har tilgang til en pasient skal kunne se alt som er relevant om den pasienten. Personvern og pasientsikkerhet skal ivaretas, og vi skal sørge for at tilgangene gjør arbeidet på sykehuset enklere. Hvis vi leverer et godt verktøy til behandlerne, får pasientene bedre behandling, sier Halseide.


Arbeidsgruppen skal blant annet gjøre en del kartlegginger i avdelingene, og snakke med både avdelingsledere og brukere.
– En del ansatte faller utenom det som gis automatisk av tilganger. Vi ser på hva de har tilgang til i dag i forhold til den regionale standarden. Hvis de har tjenstlige behov for å ha en annen tilgang enn det regional standard inneholder, ser vi nærmere på det, sier Halseide.
Han sier også at prosjektet vil følge med på endringsønsker som er meldt inn fra Akershus universitetssykehus for å sjekke om dette også gjelder Sørlandet sykehus.

 

Obligatorisk opplæring


Tilgangene ved Sørlandet sykehus påvirkes også av at sykehuset er det første som innførte obligatorisk opplæring i DIPS. Siden september 2016 har ansatte bare fått lesetilgang til pasientjournalen i DIPS inntil det bekreftes at obligatorisk opplæring er gjennomført.
– Når den obligatoriske opplæringen er gjennomført, sørger i dag kursleder for at det blir bestilt ordinær skrivetilgang. Med automatisk tilgangsstyring vil dette endres, ved at den ansatte registrerer kompetanse i GAT etter gjennomført kurs, og skrivetilgang gis automatisk når leder har godkjent kompetansen, sier Robyn Andersen.

 

Astrid Lillemoen og Niklas Dimitri Halseide leder hver sin arbeidsgruppe. Begge  legger vekt på å ta ansatte fra ulike deler av helseforetaket med på råd i jobben med å forberede regional standard.

 

Endring i dokumenttyper


Det andre området hvor Sørlandet sykehus vil oppleve størst endringer er innenfor dokumenttyper og journalstruktur. Det blir færre dokumenttyper å anvende enn i dagens løsning, nye navn på dokumenttyper og mer bruk av fraser.
– Ansatte vil blant annet merke at det er blitt en del helt nye dokumenttyper, blant annet blir det ulike dokumenttyper for brev som kommer inn og brev som går ut. Noen begreper endres også, som benevnelsen «epikrise». I dag kan alle yrkesgrupper skrive en epikrise, men i den regionale standarden er det bare leger og behandlere som skriver epikriser. Andre yrkesgrupper skal benytte benevnelsen «sammenfatning», sier Astrid Lillemoen. Hun leder arbeidsgruppen som jobber med journalstruktur og dokumenttyper.

 

Endringer i journalstruktur


Også journalstrukturen vil endre seg noe.
– I den grad brukerne våre forholder seg til strukturen, vil de merke endringer i innholdet i journalgruppene. Jeg har inntrykk av at mange bruker kortkommando for å få frem en liste over relevante dokumenter som vises etter dato, men for de som bruker journalstrukturen, som er kalt «utforskeren», vil det bli endringer. Brukerne vil oppdage nye navn på mappene, nye dokumenttyper og nye grupper, sier Lillemoen.
Arbeidsgruppen på seks er godt i gang med arbeidet og ligger foran planen.
– Alle dokumenter som ligger i det gamle DIPS skal over i den nye strukturen, og vi er så godt som ferdige med denne jobben. Vi vil invitere brukere fra de ulike klinikkene til å si hva de synes om det vi har gjort. Deretter skal vi se på alle prosedyrene der det må det gjøres endringer. Vi må identifisere rutinene og oppdatere dem, og skal også planlegge opplæring og testing, sier hun.

 

Optimistisk


En del av helseforetakene som har innført regional standard, har opplevd store endringer når det gjelder ventelistebrev. Dette blir enklere for Sørlandet sykehus.
– Vi har gjort et forarbeide når det gjelder ventelistebrev. Da vi ble kjent med den regionale standarden, valgte vi å innføre så mye som vi kunne allerede i 2015. Vi fikk med det meste, så endringen blir mindre her, sier Robyn Andersen.
Hun sier også at tilgang til Nasjonalt folkeregister blir en fin gevinst for Sørlandet sykehus som har mange feriepasienter fra andre deler av landet.
– Tidligere har vi kun hatt tilgang til Agder og Rogaland, nå får vi adresseopplysninger fra hele Norge. Det blir bra, sier hun.
Prosjektlederen er optimistisk i forhold til den store jobben som skal gjøres før regional standard innføres på Sørlandet sykehus i mai 2018.
– Vi har god fremdrift og per i dag ser det veldig bra ut, sier Robyn Andersen.

Publisert 31.10.2017 10:00 | Endret 31.10.2017 11:16

 Handler om

 Relaterte enheter