Variasjoner innen regional standard av EPJ

​Overlevering av variasjonsanalysen fra prosjekt til forvaltning; f.v. Kirsti Jangaard Loe, delprosjektleder for Løsning i Regional EPJ, Jorun-Iren Ulvund, enhetsleder for DIPS-porteføljen ved Regionalt senter for klinisk IKT, Haukur Ragnarsson, tidligere Regionalt senter for klinisk IKT, Kari Svarttjernet, delprosjektleder for Løsning i Regional EPJ og Mariann Seland, prosjektleder Regional EPJ (foran).

​Fem helseforetak har nå implementert regional standard av elektronisk pasientjournal. I praksis betyr dette at oppsettet og bruken av DIPS på tvers av disse foretakene er langt likere enn før. En fersk rapport viser at det er noe variasjon og avvik fra standarden, dels fordi standarden i seg selv har vært under kontinuerlig utvikling.

​Analysen som er gjort omfatter de fem helseforetakene som har implementert standarden; Oslo universitetssykehus, som innførte standarden da de gikk over til DIPS i 2014, Sykehuset i Vestfold, Sunnaas sykehus og Sykehuset Telemark, inkludert Betanien Hospital, som alle gikk over på standarden høsten 2016, og Vestre Viken som innførte regional standard av EPJ i mars i år.

 

Viktig verktøy for videre forvaltning

Det er delprosjekt Løsning i Regional EPJ som har gjennomført analysen på forespørsel fra Regionalt senter for klinisk IKT, som har ansvaret for å forvalte standarden etter innføring på sykehusene.

– Vi har tatt uttrekk fra DIPS-databasene og sett disse opp mot regional standard. Alle de 12 standardiseringsområdene er analysert og beskrevet i en rapport som ble overlevert til Regionalt senter for klinisk IKT 25. august, sier Kirsti Jangaard Loe, delprosjektleder for Løsning.
 
For Regionalt senter for klinisk IKT er analysen et viktig verktøy i den videre forvaltningen av standarden i regionen, sier Jorun-Iren Ulvund, enhetsleder for DIPS-porteføljen ved Regionalt senter for klinisk IKT.
– Variasjonsanalysen gir en beskrivelse av forskjeller i DIPS-oppsettet mellom de ulike foretakene. Analysen gir i tillegg en begrunnelse for avvik fra standarden, og innenfor hvilke tidsrammer. Nå ser vi fram til en tilsvarende analyse også av de neste foretakene som skal over på regional standard av EPJ. Slik får vi en totaloversikt som gjør det mulig å vurdere om det er behov for endringer i standardene for å imøtekomme foretakenes behov på en god måte, sier Ulvund.

Naturlige variasjoner

Analysen avdekker naturlige variasjoner. Med variasjon innenfor standarden menes at oppsettet følger prinsippene i standarden, men at enkelte elementer er implementert ulikt på grunn av ulike behov.


– Både drift og bemanning ved foretakene er forskjellig, derfor blir det også en del variasjon innenfor standarden. Men dette er altså naturlige variasjoner og ikke avvik, sier Jangaard Loe.

Eksempler på variasjon avdekket i analysen er:

  • Behov for tilpasninger på grunn av drift og bemanning. Sunnaas sykehus har f.eks. færre roller fordi de ikke har funksjoner som psykiatri, operasjon eller føde.
  • Behov for tilpasninger på grunn av ulike moduler og integrasjoner. Sunnaas har f.eks. laboratoriesystemet DIPS lab, som de øvrige foretakene ikke har.
  • Historikk som må ivaretas fra tidligere systembytte. Alle helseforetakene har journalgrupper som inneholder konverterte dokumenter og som ikke finnes i regional standard.
  • Automatisk tilgangsstyring som krever en kobling mot hvordan sykehuset er organisert, medfører at antall tilgangsprofiler per rolle er ulik.
  • Varierende antall dokumenttyper. Dette skyldes at helseforetakene ikke har implementert alle dokumenttypene, men kun de dokumentene de har behov for.
     

Avvik fra standard

Analysen identifiserer også avvik fra regional standard. Med avvik menes at løsningen er et brudd på prinsipper og konkrete regionale standarder. Avvikene kan deles i tre hovedkategorier:

  1. Syntaktiske feil
  2. Bevisst valgt avvik som følge av at standarden er uhensiktsmessig
  3. Utvikling av standarden underveis

Syntaktiske feil skyldes ufrivillige feil ved manuell registrering i innlesningsark eller i DIPS- databasen ved implementering eller forvaltning. Feilene finnes blant annet i kodeverk. Feilene har ingen betydning for brukerne, men sees i forvaltningen av DIPS og påvirker integrasjoner.

Avvik som skyldes at standarden er uhensiktsmessig finner vi på flere områder, forteller Jangaard Loe.


– Regional koordinerende enhet på Sunnaas sykehus, som vurderer henvisninger regionalt, har for eksempel ikke implementert regional standard fordi det ikke er hensiktsmessig. Den samme vurderingen gjøres separat for tilsvarende enheter og skaper ingen problemer. Andre avvik kan skyldes at ved å følge standard blir kortkodene utydelige, eller navnene blir for lange slik at de ikke passer i feltene i DIPS. Dette gjelder spesielt på OUS og har sin naturlige årsak i at oppsettet ikke er korrigert etter endring i regional standard, sier Jangaard Loe.

Som eksempel nevner Jangaard Loe at den regionale standarden i dag inneholder 807 dokumenttyper. Analysen avdekker blant annet at Oslo universitetssykehus per i dag har åtte avvik og Sykehuset Telemark fire.
– Hvis dette er hensiktsmessige dokumenttyper å ha for foretaket, må man søke om å få disse godkjent. Besluttes de godkjent blir de en del av standarden, sier Jangaard Loe.

 

Krevende

Regional standard av elektronisk pasientjournal i Helse Sør-Øst har vært i bruk i fem år. De første regionale standardene ble utviklet i 2012 og var relativt overordnet. I perioden da Oslo universitetssykehus implementerte DIPS, pågikk samtidig en regional prosess, som førte til at standarden ble mer konkret i 2014. På enkelte områder forble standarden likevel uklar, preget av å være føringer med rom for tolkning. I fortsettelsen ble det derfor besluttet at oppsettet fra Oslo universitetssykehus skulle være førende for det videre arbeidet.


– For prosjektet har dette vært krevende i møte med de første helseforetakene som skulle implementere standard etter Oslo universitetssykehus. Etter at standarden gjennom 2016 og 2017 er blitt betydelig mer utviklet og prosjektet har fått mer erfaring, opplever vi at implementeringen er mer helhetlig og enda mer lik, sier Jangaard Loe.

Helseforetakene som var først ut i standardiseringsløpet, vil kontinuerlig ha behov for tilpasninger etter hvert som standarden utvikles. I Regionalt senter for klinisk IKT har de utarbeidet rutiner/prosesser for å oppdatere helseforetakene etter hvert som regional standard endrer seg.

Publisert 28.09.2017 00:00 | Endret 28.09.2017 17:02

 Handler om

 Relaterte enheter