Deltakere i fagnettverk regional EPJ i juni 2016
Helse Sør-Øst har som langsiktig mål "Gode og effektive pasientforløp" og "Bedre og tryggere helsehjelp, økt overlevelse og mindre variasjon i behandlingstilbud og resultat mellom sykehusene". Dette skal blant annet skje ved at helseforetakene allerede i 2015 har fått som mål å etablere "flere standardiserte pasientforløp i henhold til nasjonale retningslinjer"
Som et ledd i dette arbeidet skal Helse Sør-Øst "etablere felles regionale systemløsninger som understøtter både kliniske og administrative prosesser basert på standardisering av arbeidsprosesser" Dette betyr at det skal utarbeides og etableres standardiserte arbeidsprosesser (reduksjon av variasjon) på tvers av helseforetakene i regionen for hver av fagområdene som omfattes.
Det er avgjørende med riktig og sterk faglig involvering i arbeidet for å sikre tilstrekkelig kvalitet i utarbeidelse av felles standarder, og implementering av standardiserte felles arbeidsprosesser.
Fagnettverk etableres som en ny struktur for å ivareta utarbeidelse, etablering og kontinuerlig forbedring (forvaltning) både av de kliniske og administrative prosesser. Nettverket skal dele erfaringer og behov på tvers av helseforetakene og utvikler en kunnskapsbasert beste praksis. Alle helseforetakene kan høste fra dette gjennom de felles regionale løsningene.
Fagnettverk støtter oppunder helseregionens strategi på flere punkter:
- Kunnskapsbasert praksis, helhetlige pasientforløp og standardisering skal være grunnlaget for en forbedringskultur med pasienten i sentrum
- De nødvendige strukturer, prosesser, kompetanse og kapasitet som understøtter kunnskapsbasert praksis og kvalitetsforbedringsarbeid skal etableres og videreutvikles
- Involvere medarbeidere på systematisk vis i forpliktende dialoger om måloppnåelse og forbedring av virksomheten
Oppgaver og ansvar
De planlagte regionale systemløsningene vil støtte en rekke fagområder både klinisk og administrativt. Det vil være nødvendig med flere fagnettverk. Det er programstyret for regional klinisk løsning (RKL) som har ansvaret for etableringen av kliniske fagnettverk. Helseforetakenes medlemmer i spesifikke fagnettverk skal være blant helseforetakets nøkkelpersoner innen sitt fag- og brukerområde (ikke i en støttefunksjon).
Fagnettverkene skal sikre riktig faglig og administrativ involvering fra helseforetakene gjennom de forskjellige faser i Helse Sør-Østs forbedrings- og videreutviklingsaktiviteter.
Fagnettverket er Helseforetakenes pådriver og rådgiver for gjennomføring av endring og gevinstrealisering. Deltakerne i fagnettverket skal være bemyndiget til å representere sitt foretak i den felles regionale utviklingen og de skal være viktige faglige rådgivere og pådriver for sin linje. Fagnettverket skal fungere som et samarbeidsorgan for å sikre endring og forbedring i arbeidsprosesser.
Ved oppstarten av et fagnettverk skal roller, ansvar og oppgaver gjennomgås og forankres.
Alle fagnettverk blir satt opp med hver sine spesifikke ansvarsområder. Det vil være nødvendig å samhandle med andre fagnettverk for å sikre helthetlige
arbeidsprosesser og systemløsninger.
Med standardisering menes felles standarder på (som eksempler):
- Informasjon
- Arbeidsprosesser
- Kunnskapsbasert praksis
- Medikamentlister, kurer, scoringssystemer
- Terminologi, fraser og strukturerte journalvariabler (arketyper)
- Kodeverk
- Rapporter
Når RKL programmet overleverer løsninger til forvaltning, vil ansvaret fra programstyret i RKL overføres til permanente regionale beslutningsorganisasjonen bestående av både sentrale og lokale representanter (deriblant regional systemeier og Regionalt senter for klinisk IKT). Denne strukturen er i utvikling på nåværende tidspunkt.
Fagnettverkets oppgaver
Oppgaver og ansvar nedenfor er angitt i tre hovedfaser:
- Utvikling av felles regionale arbeidsprosesser og systemløsninger
- Gjennomføring og gevinstrealisering av felles regionale arbeidsprosesser og systemløsninger i helseforetakene
- Kontinuerlig forbedring/forvaltning av felles regionale arbeidsprosesser og systemløsninger
Fagnettverket skal bidra i henhold til overordnede tidsplaner, kostnader og mål for alt arbeid planlagt i de ulike fasene.
Hvis fagnettverket har ønsker og prioriteringer som overskrider disse rammene og underliggende avtaler, skal dette legges frem for gjeldende styringsorgan for beslutning i samarbeid med prosjektledelse/ linjeledelse. Fagnettverket er ikke ansvarlig for selve utarbeidelsen av systemløsninger.
Utviklingsfasen
Fagnettverket skal være en konstruktiv samarbeidspartner, og er ansvarlig for følgende områder:
- Sette seg grundig inn i aktuelle problemstillinger
- Foreslå å være med på å identifisere, utvikle, vurdere og prioritere ønskede forbedringer og nytteeffekter (gevinster) for fagområdet
- Identifisere, utvikle og verifisere krav til arbeidsprosesser og system-løsninger for å oppnå forbedringer og gevinster
- Bidra til å sikre at de utarbeidede standardiserte arbeidsprosessene og systemløsningene vil kunne fungere i praksis i eget helseforetak
- Tilegne seg god kjennskap til aktuelle systemløsninger
- Være med på å etablere og videreutvikle felles regionale informasjonsstandarder
- Etablere felles regionale regelsett og rutiner
- Delta i godkjenning av arbeidsprosesser, rutiner og systemløsning
Oppgaver og ansvar i gjennomføring- og gevinstrealiseringsfasen
Medlemmene i fagnettverket har en særskilt viktig rolle i helseforetakene i gjennomføringsfasen. Fagnettverket har god kjennskap til de nye arbeidsprosessene og systemløsningene, og det er forventet at denne kunnskapen formidles videre i eget helseforetak.
Deltakere i fagnettverket skal være deltakere i gjennomføring ved eget helseforetak.
Fagnettverkets medlemmer vil ha ansvar for:
- Delta i forberedelser til gjennomføring av nye rutiner og systemer i eget helseforetak:
- Involvere andre fra eget helseforetak (lokale nettverk)
- Delta i planer for gjennomføring av nye arbeidsprosesser og løsning
- Bidra til å identifisere instruktører
- Kommunisere til ledelse og nøkkelressurser
- Fange opp og bidra til nødvendige forbedringer slik at gjennomføringen blir vellykket
- Initiere og delta i endringsaktiviteter og sikre gevinstrealisering
- Støtte linjen som faglige rådgiver og pådriver
- Bidra til etablering av helseforetakets gevinstrealiseringsrapporter og oppfølgingsrutiner
- Oppfølging og rapportering av gevinster til fagledelse og foretaksledelse
Oppgaver og ansvar i kontinuerlig forbedring/forvaltningsfasen
Det er nødvendig med kontinuerlig forbedring på de felles regionale arbeidsprosessene og løsningene. Fagnettverket vil i denne fasen samarbeide med Regional senter for klinisk IKT når RKL-programmet avsluttes.
Fagnettverket oppgaver i denne fasen vil blant annet være:
- Støtte linjen som faglige rådgiver og pådriver slik at organisasjon arbeider og bruker løsning i henhold til nye arbeidsprosesser og rutiner
- Identifisere, foreslå og prioritere nødvendige forbedringer, både prosess- og systemmessig
- Være en pådriver for forbedringer og «fange opp» gode initiativ og ideer
- Være med å utvikle og forvalte standarder på informasjon, prosesser, rutiner og retningslinjer, etc.
- Følge opp og være pådriver til gevinstrealisering (sammen med leder(e) i helseforetaket)
